Manual de usuario · ZitIA

ZitIA es un gestor de citas médicas que organiza la agenda de tu consultorio. Su agente de inteligencia artificial atiende a tus pacientes por WhatsApp: agenda, reagenda, confirma y envía recordatorios. Tú y tu equipo trabajan desde dos lugares: el panel web (en la computadora) y la app ZitIA (en el celular).

Lo que ves en ZitIA depende de dos cosas: con qué cuenta entras (tu rol) y qué plan tienes contratado. En el índice, en Roles, elige el tuyo.

Antes de dar de alta tu cuenta, ten a mano lo de abajo. Después, hay dos maneras de llegar a ZitIA: contrataste tu cuenta tú, o alguien te invitó a una; el alta es distinta en cada caso, así que busca la tuya.

Qué necesitas antes de empezar

• Una cuenta ZitIA activa. Es lo que te da acceso al panel y a la app.
• Un correo al que puedas entrar. Por ahí te llega el enlace que verifica tu alta o la invitación a la cuenta.
• Un navegador. En iPhone tiene que ser Safari; en Android, Chrome; en la computadora, el que uses.
• WhatsApp Business en el teléfono del consultorio, si vas a conectar el agente. Es el que escaneará el código (ver Conectar tu WhatsApp y activar el agente).

Si contrataste tu cuenta

El formulario de alta tiene cuatro pasos, y arriba te va diciendo en cuál vas:

1. Tus datos: tu nombre, tu correo, tu teléfono y la contraseña con la que entrarás (la escribes dos veces).
2. Términos legales: aceptas los documentos que te muestra.
3. Personaliza tu ZitIA: eliges los complementos de tu plan.
4. Pago: capturas los datos de tu tarjeta.

Entre el primero y el segundo, verificas tu correo. Al terminar tus datos, ZitIA te muestra Revisa tu correo y te dice a qué dirección envió el enlace. Abre ese correo y toca el enlace: vuelves al formulario donde lo dejaste. Si el correo no llega, el botón Reenviar link te manda otro; si lo pulsas muchas veces seguidas, la pantalla responde Demasiados intentos.

Si el enlace ya caducó, o si no es válido, al abrirlo ZitIA te lleva a una página que te lo dice en lugar de devolverte al formulario.

Al terminar verás ¡Cuenta activada!, con el aviso “tu acceso está listo” y “Revisa tu WhatsApp para comenzar”, y el botón Ir a mi panel →.

Si te invitaron a una cuenta

Recibes un enlace de activación. Es un formulario más corto, de tres pasos:

1. Tus datos: “Confirma tus datos para activar tu cuenta.”
2. Legales y contraseña: “Acepta los documentos y crea tu contraseña de acceso.”
3. Pulsas Activar mi cuenta →.

Al terminar verás ¡Cuenta activada! con el mensaje “Tu panel ZitIA está listo. Comienza configurando tu agenda y horarios de atención.” y el botón Ir a mi panel →.

Si el enlace ya venció, esa página muestra Invitación no válida o expirada.

Y después

• Lleva ZitIA al celular: Instala la app.
• Entrar y salir, y qué hacer si olvidaste tu contraseña: Inicio de sesión.
• Lee la sección de tu rol: Asistente o recepción · Médico · Médico administrador de grupo · Médico invitado de grupo.

Necesitas una cuenta ZitIA activa. La app se instala desde el navegador, sin tienda de aplicaciones, en tu celular o en tu computadora.

Opción rápida: abre la cámara de tu celular, apunta al código QR de la sección ZitIA App en zitia.mx y toca el enlace; la app se abre directo en m.zitia.mx.

Android

1. Abre m.zitia.mx en Chrome desde tu celular.
2. Toca el menú (⋮) arriba a la derecha.
3. Elige Instalar aplicación o Agregar a pantalla de inicio.
4. Confirma. El ícono de ZitIA aparece en tu pantalla de inicio.
5. Ábrela desde el ícono: se ve a pantalla completa, como una app nativa.

iPhone

1. Abre m.zitia.mx en Safari (debe ser Safari, no Chrome).
2. Toca el botón Compartir (cuadro con flecha hacia arriba).
3. Desliza y elige Agregar a inicio.
4. Toca Agregar. El ícono queda en tu pantalla de inicio.

Computadora

1. Abre m.zitia.mx en el navegador.
2. En la barra de direcciones, busca el ícono de instalar (monitor con flecha) a la derecha.
3. Haz clic en Instalar. ZitIA se abre en su propia ventana.

La app se actualiza sola. Si un día no carga, ciérrala por completo y ábrela de nuevo desde el ícono.

• Panel web: zitia.mx → Iniciar sesión, con tu correo y contraseña.
• App: al abrirla, inicia sesión una vez; después queda abierta.
• ¿Olvidaste tu contraseña? Usa el botón ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión del panel web; recibirás instrucciones por correo.
• Salir: botón Cerrar sesión del panel.
• Sesión expirada: si al abrir Mi cuenta (web) ves la tarjeta Sesión expirada con el texto “Tu sesión ya no es válida. Vuelve a iniciar sesión.”, toca Ir a login y entra de nuevo.

Para quién es: personal de recepción, con una cuenta que le dio un médico. Entras con tu propia cuenta y contraseña, no con la del médico. Arriba del panel hay un selector de médico: eliges con quién trabajas en ese momento, y el panel se ajusta a lo que ese médico tiene contratado.

Tu menú

• Barra superior: Agenda · Pacientes · Informes · Conversaciones. La pestaña Conversaciones aparece solo si el plan del médico incluye el agente, y la pestaña Informes solo si el plan de la clínica incluye informes financieros.
• Menú ⋮ (arriba a la derecha): Configuración · Mi Cuenta · Ayuda · Acerca de · Cerrar Sesión.

Lo que haces

• Agenda: las citas del médico elegido; crear cita nueva, bloquear y desbloquear el día.
• Tu Configuración: tres tarjetas. WhatsApp de la clínica, con el estado del canal; cuando hace falta reconectar, muestra Reconectar ahora y Actualizar estado; Formulario de citas, con un selector de médico y el código QR para compartir con los pacientes; y Pausa del agente.
• Pausar el agente: desde esa tarjeta silencias las respuestas automáticas de toda la clínica un rato; se reanuda solo al terminar.
• Números bloqueados: en Pacientes tienes el botón Números bloqueados, la lista de teléfonos que el agente no atiende.
• El QR del formulario de citas: lo sacas desde tu Configuración, eligiendo antes de qué médico lo quieres.
• Cobros pendientes: puedes confirmar el pago de un cobro que quedó pendiente, de cualquier médico de tu clínica, siempre que su plan incluya cobros o facturación y el método de pago esté habilitado (ver Cobros a pacientes).

Cómo se hace

Pausar y reanudar el agente

1. Menú ⋮ → Configuración → tarjeta Pausa del agente.
2. Elige los minutos que quieres silenciarlo.
3. Mientras dura, la tarjeta muestra el tiempo que falta y el botón Reanudar ahora.

Aparte de esto, si tú o tu equipo escriben a un paciente desde el WhatsApp de la clínica, el agente se silencia solo en esa conversación durante diez minutos, y cada mensaje que escriban renueva el tiempo.

Bloquear el teléfono de un paciente

1. Pestaña Pacientes → botón Números bloqueados.
2. Ahí administras la lista. Un número bloqueado no recibe respuestas automáticas del agente.

También puedes bloquear o desbloquear a un paciente desde su propia ficha, con el interruptor que trae dentro.

Ver y copiar el QR del formulario de citas

1. Menú ⋮ → Configuración → tarjeta Formulario de citas.
2. En el selector, elige de qué médico quieres el código.
3. Descargar PNG guarda la imagen; Copiar link copia la liga.

Un médico sin enlace aparece en el selector como — sin enlace configurado y no se puede elegir. Si ninguno lo tiene, la tarjeta dice: «Ninguno de tus médicos tiene enlace de citas configurado. El médico puede crearlo desde su panel.»

Lo que maneja otro rol

Estas pantallas no están en tu cuenta:

• Notas. Las notas de agenda son del médico; esa pestaña no está en tu barra.
• La Configuración del médico. Tu Configuración son las tres tarjetas de arriba. Horarios, Servicios, Asistentes, Mensajes, Finanzas y Automatizaciones no están en tu cuenta.
• El panel administrativo del grupo. Se abre con el botón Ir al panel administrativo, que está en Mi cuenta del médico que administra un grupo, no en tu cuenta.
• Cerrar una consulta con cobro. Ese paso lo hace el médico desde su cuenta. Tú sí confirmas después el pago de un cobro que quedó pendiente, de cualquier médico de tu clínica cuyo plan incluya cobros o facturación y con el método de pago habilitado.

Para quién es: todo médico, en cualquiera de los tres casos: con WhatsApp propio, administrador de un grupo o invitado de un grupo. Si además administras un grupo, lee también Médico administrador de grupo; si eres invitado de un grupo, Médico invitado de grupo.

El panel web (zitia.mx, en la computadora) es donde configuras tu consultorio y revisas todo con calma.

Tu menú

• Barra superior: Mi Agenda · Pacientes · Notas · Informes.
• Menú ☰: Mi cuenta · Configuración · Ayuda · Acerca de · Cerrar Sesión.
• Configuración: Información Personal · Horarios · Servicios · Asistentes · Mensajes · Finanzas · Automatizaciones.

Lo que haces

• Mi Agenda (“Mi Agenda Personal”): tus citas por día y semana; crear una cita a mano, reagendar, cambiar su estado, bloquear horarios.
• Pacientes (“Mis Pacientes”): buscar, dar de alta un paciente nuevo y ver su historial de citas. Aquí está el botón Números bloqueados (abre “Números bloqueados del agente IA”); los pacientes bloqueados no reciben respuestas automáticas del agente.
• Notas (“Notas de Agenda”): notas por cita.
• Informes (“Informes y Estadísticas”): General · Motor IA · Conversaciones · Cobros & CFDI.
• Agente en pausa: mientras el agente está pausado, el panel muestra Agente en pausa · reanuda en hh:mm con un botón Cancelar para reactivarlo antes.

Lo que depende de tu plan

Estas pestañas y botones aparecen solo si tu plan los incluye. Si no los ves, no es una falla:

• Informes: solo si tu plan incluye informes financieros.
• Finanzas (en Configuración): solo si tu plan incluye cobros. Ahí viven también tus datos fiscales y la carga del CSD (ver Facturación (CFDI)).
• Cobros & CFDI (dentro de Informes) y el botón Finanzas del detalle de una cita: solo si tu plan incluye cobros o facturación.
• Mensajes y Automatizaciones: solo si tu plan incluye mensajería.
• Si tu plan no incluye el agente IA, Configuración muestra el aviso «Tu plan [el tipo de plan que tienes] no incluye agente IA.», con el enlace Mejora tu plan. La tarjeta Estado de tu Agente IA no depende del plan: aparece cuando algo impide que el agente atienda (uno de esos motivos es que el plan no incluya Agente IA) y no aparece cuando todo está en orden.

Lo que maneja otro rol

• El panel administrativo del grupo (botón Ir al panel administrativo en Mi cuenta): solo lo ve el médico administrador de un grupo (ver Médico administrador de grupo). Si tu licencia no es de grupo, en su lugar ves ⚙️ Configurar mi clínica, que abre la configuración de tu clínica.
• La pestaña Conversaciones de la barra superior y la Configuración del asistente (WhatsApp de la clínica, Formulario de citas, Pausa del agente): son del panel del asistente o recepción (ver Asistente o recepción). Tus conversaciones sí las ves, pero dentro de Informes → Conversaciones, así que dependen de que tu plan incluya Informes.

Cómo se hace

Ver y dar de alta asistentes

1. Menú ☰ → Configuración → Asistentes.
2. Para alguien que aún no tiene cuenta, Nuevo asistente: ZitIA le envía una invitación por correo y te confirma que salió.
3. Para alguien que ya tiene cuenta en ZitIA, Asignar existente.

Configurar tus horarios de atención

1. Menú ☰ → Configuración → Horarios: es la pestaña que se abre de entrada.
2. Ajusta la tabla de la semana.
3. Guardar Horarios.

Configurar tus servicios

1. Menú ☰ → Configuración → Servicios.
2. Ahí están los tuyos; si todavía no tienes ninguno, la pantalla dice “No tienes servicios registrados”.
3. La casilla Ver servicios inactivos te muestra también los que diste de baja.

Pausar y reanudar el agente

1. Menú ☰ → Configuración → Mensajes → tarjeta Pausa del agente.
2. Elige los minutos que quieres silenciarlo.
3. Mientras dura, la tarjeta muestra el tiempo que falta y el botón Reanudar ahora.

La pestaña Mensajes depende de tu plan: si tu plan no incluye mensajería, no la verás, y esa tarjeta tampoco. Tu asistente tiene la suya en su propia Configuración. Aparte de esto, si tú o tu equipo escriben a un paciente desde el WhatsApp de la clínica, el agente se silencia solo en esa conversación durante diez minutos, y cada mensaje que escriban renueva el tiempo.

Bloquear el teléfono de un paciente

1. Pestaña Pacientes → botón Números bloqueados.
2. Ahí administras la lista. Un número bloqueado no recibe respuestas automáticas del agente.

También puedes bloquear o desbloquear a un paciente desde su propia ficha, con el interruptor que trae dentro.

Ver y copiar el QR de tu formulario de citas

1. Menú ☰ → Configuración → Información Personal.
2. Baja hasta Código QR — Link de citas.
3. Descargar QR guarda la imagen; Copiar link copia la liga.

Ese bloque aparece solo cuando tu perfil ya tiene su liga. Si la editas, el código se actualiza en el momento.

Activar los módulos de cobros o facturación

1. Cobros se activa desde Configuración → Finanzas; los pasos están en Cobros a pacientes.
2. Facturación se activa desde el menú ☰ → Mi cuenta → Ir a Mi cuenta en la web, en la tarjeta de facturación: el botón Agregar al plan la contrata.
3. Si tu alta ya la incluía y solo falta aceptarla, ese botón dice Aceptar y activar. Cuando ya está activa, la misma tarjeta ofrece Quitar del plan.

Si tu plan no admite facturación, la tarjeta lo dice y no trae botón (ver Facturación (CFDI)).

Ver el historial de pagos de tu licencia

1. Menú ☰ → Mi cuenta → Ir a Mi cuenta en la web.
2. En Historial de Pagos, pulsa Facturación →: se abre en otra pestaña.
3. Escribe tu contraseña para continuar; no se cierra tu sesión. Si tardas, te la vuelve a pedir.

Agendar una cita a mano

1. Agenda → botón de nueva cita.
2. Busca al paciente por nombre o teléfono; si no existe, dalo de alta ahí mismo.
3. Elige servicio, fecha y hora libres.
4. Guarda.

Reagendar o cambiar el estado de una cita

Abre la cita desde la agenda. Desde ahí la Reagendas (eliges nueva fecha y hora) o cambias su estado. Cuando la cita está en curso, los estados a los que puede pasar son Completada y Cancelada; al elegir Completada el panel te pide confirmar. Ese es también el momento en que se abre el cobro, si lo tienes disponible (ver Cobros a pacientes).

Conectar tu WhatsApp y activar el agente

1. Entra a la configuración de tu clínica → Activar Agente IA.
2. En Escanea el código QR, escanéalo desde el WhatsApp Business de tu consultorio (WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo).
3. Cuando veas ¡Agente IA activo!, tu agente ya responde a tus pacientes.

Si el agente deja de responder porque el teléfono perdió la sesión, usa Reconectar WhatsApp en la misma pantalla.

Para quién es: médicos de un grupo que administran el WhatsApp del grupo. Lo reconoces porque en Mi cuenta tienes el botón Ir al panel administrativo. Ves todo lo de Médico, y además eres quien gobierna el canal de WhatsApp del grupo.

Lo que haces de más

• El panel administrativo del grupo: lo abres con Ir al panel administrativo, en Mi cuenta. Los demás médicos del grupo no lo tienen.
• El WhatsApp del grupo: tú lo conectas y lo reconectas (ver Conectar tu WhatsApp y activar el agente). Ese número atiende a los pacientes de todos los médicos del grupo.

Cómo se hace

Conectar el WhatsApp del grupo

1. Menú ☰ → Mi cuenta → Ir al panel administrativo: se abre en otra pestaña.
2. Inicia ahí el enlace de WhatsApp. El panel genera un código para vincular.
3. Escanéalo desde el WhatsApp Business del grupo (WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo).
4. El panel se queda comprobando la conexión y, cuando la detecta, guarda el canal del grupo.

Si el canal se cae, se vuelve a conectar por el mismo camino. Verás su estado como aviso en el panel, con el botón Reconectar ahora cuando toque reconectar (ver Qué hacer si…).

Lo que maneja otro rol

Nada de menos respecto de un médico con su propio número: tu panel es el de Médico, más el panel administrativo del grupo.

Para quién es: médicos de un grupo, sin número propio, cuyo WhatsApp administra otro médico. Trabajas con tu propia agenda y tus propios pacientes; lo que se comparte es el canal de WhatsApp por el que llegan.

Tu menú

El panel de Médico, con tu agenda, tus pacientes, tus notas y tus informes.

Lo que maneja otro rol

Esto no está en tu cuenta; lo maneja el médico administrador del grupo:

• Conectar y reconectar el WhatsApp. Esa opción no aparece en tu cuenta: el canal del grupo lo conecta su administrador.
• El panel administrativo del grupo. Lo abre el médico administrador desde su Mi cuenta, con Ir al panel administrativo.

No necesitas un número propio: tus pacientes escriben al WhatsApp del grupo y el agente los atiende contigo.

En los pendientes de tu agente, la línea del canal no te sale como pendiente: dice Atiendes por el canal de WhatsApp de [el nombre de tu clínica]. Tus pacientes te escriben a ese número. y aparece en verde, porque no hay nada que debas completar ahí. Si tu consultorio todavía no tiene canal, lo que lees es Tu consultorio aún no tiene canal de WhatsApp asignado. Contacta a ZitIA para activarlo.

Tu agente queda activo cuando tu perfil tiene la cédula profesional y el aviso de privacidad completos. No depende de que tengas un número tuyo.

Cómo se hace

Ver el estado del canal del grupo

Desde tu cuenta no hay nada que conectar, así que tampoco hay una pantalla para hacerlo. Lo que tú ves es un aviso con el estado del canal: Canal WhatsApp del grupo: activo · tu Agente IA puede atender pacientes. cuando todo va bien, y Canal WhatsApp del grupo: inactivo · contacta al administrador del grupo. cuando no. Ese aviso no trae botón, porque conectarlo y reconectarlo le toca al médico administrador de grupo (ver Qué hacer si…).

Pensada para el día a día. Barra inferior: Agenda · Pacientes · Tareas · Más. Desde Agenda entras a Nueva cita y al Detalle de cita (cambiar estado, reagendar); desde Pacientes, a ver y editar cada paciente.

• Tareas: lo que tienes por atender, con pestañas Pendientes (n) y Completadas. Cada tarea dice de qué tipo es: “Paciente pidió hablar con humano”, “Reagendar cita”, “Confirmar cita”, “Contactar paciente”, “Aprobar cita”, “Factura por revisar” u “Otra tarea”. Al completar una, confirmas “¿Marcar esta tarea como completada?”.
• Más: Bloqueos de agenda · Formulario de citas · Teléfonos bloqueados · Notificaciones push (Activar / Desactivar) · Instalar app (solo si aún no la instalaste) · Cerrar sesión.
• Teléfonos bloqueados (en Más): la lista de números que el agente no atiende. Bloquear teléfono pide el teléfono y un motivo opcional; Desbloquear avisa “El teléfono podrá recibir mensajes del agente nuevamente”.
• Bloqueos de agenda (en Más): tus bloqueos de horario; Nuevo bloqueo, Ver pasados y eliminar (“¿Eliminar este bloqueo?”).
• Formulario de citas (en Más): un código QR y una liga para que tus pacientes agenden contigo (“Comparte este código o link para que tus pacientes agenden una cita contigo”), con Copiar link y Compartir. Si tu perfil aún no tiene liga, la pantalla te lo dice.

Estas son las pantallas que usas a diario; la app tiene otras rutas internas (login, registro, activación) que no se documentan aquí.

La configuración de la clínica y del agente se hace en el panel web. Si al abrir la app aparece la pantalla de bienvenida, sigue sus pasos para instalarla (ver Instala la app).

Cobros y Facturación son dos módulos opcionales e independientes. Se activan desde Mi cuenta → Módulos y se configuran en Configuración → Finanzas.

Cobros en línea

Cobra a tus pacientes con tarjeta y OXXO; Stripe deposita en tu cuenta. Para activarlo: Configuración → Finanzas → Pagos → tarjeta Cobros en línea (Stripe) → Configurar cobros. El alta se completa en Stripe, fuera de ZitIA. Al volver, ZitIA abre Configuración; entra de nuevo a Finanzas → Pagos y la tarjeta te dice en qué vas: 🔒 Sin configurar; ⏳ En proceso, con el botón Continuar configuración y el aviso «Tu cuenta Stripe está incompleta.»; o ✅ Activo, con «Cobros y depósitos activos.» o «Cobros activos · depósitos pendientes de verificación en Stripe.». Mientras Stripe no permita cobrar, la casilla Cobro en línea (tarjeta/OXXO) de Métodos de Cobro queda deshabilitada. La comisión de cada cobro la fija Stripe, no ZitIA: la ves en tu cuenta de Stripe y este manual no la repite.

Cómo se cobra una consulta

El cobro no tiene un botón aparte: se abre al cerrar la consulta. En la agenda abres la cita, cambias su estado a Completada y confirmas. En ese momento, si tu plan incluye cobros y además tú activaste el cobro post-consulta, se abre la ventana Cerrar consulta + cobrar, donde registras el cobro. Esa misma ventana tiene un botón Sin cobro para cerrar la consulta sin registrar nada.

Si no tienes el cobro post-consulta disponible, la cita se cierra con una ventana simple, Marcar completada, con su botón Completar.

Si tienes los cobros en línea activos, la ventana del cobro trae además Cobrar con Stripe: genera un enlace de pago (Link generado · esperando pago) que puedes Copiar link o Enviar por WhatsApp. El paciente paga en la página de Stripe y vuelve a una página de confirmación de ZitIA. El concepto que ve es el nombre del servicio que elegiste o, si no elegiste ninguno, «Consulta medica».

Si el cobro queda pendiente, quien reciba el pago —tú o tu asistente— lo confirma después. Tu asistente puede confirmar el de cualquier médico de la clínica cuyo plan incluya cobros o facturación, siempre que el método de pago que elija esté habilitado para ese médico.

Módulo opcional para emitir facturas (CFDI) a tus pacientes. Se activa desde Mi cuenta → Módulos y se configura en Configuración → Finanzas.

ZitIA timbra tus facturas a través de FacturAPI, un proveedor autorizado por el SAT (PAC). Las facturas salen a tu nombre, con tu RFC y tu certificado: ZitIA no es el emisor. Todo se configura en Configuración → Finanzas (aparece si tu plan incluye cobros). Solo el médico puede hacer estos pasos. Tu plan incluye una cantidad de facturas; las que llevas emitidas se ven en Facturas emitidas, dentro de Informes → Cobros & CFDI (tu asistente también lo ve). Si llegas al tope, al facturar verás «Se alcanzo el limite de timbres del plan».

1 · Tus datos fiscales

En la tarjeta Datos Fiscales capturas RFC, Razón Social / Nombre Fiscal, Régimen Fiscal, Código Postal Fiscal y Email Fiscal, y marcas la casilla Emite CFDI. Guardas con Guardar Fiscales y ZitIA confirma: «Datos fiscales guardados correctamente».

Si algo no cuadra, el aviso te dice qué: «rfc: formato o digito verificador invalido», «regimen_fiscal: codigo SAT no valido», «cp_fiscal: debe ser 5 digitos» o «email_fiscal: formato invalido».

2 · El estado de tu facturación

En el acordeón Facturación está la tarjeta Facturación CFDI vía FacturAPI. Al abrirla te muestra el paso que sigue y su botón, en este orden:

1. Completa tus datos fiscales.
2. Acepta el Addendum Fiscal: te lleva a Mi cuenta («Te llevamos a Mi cuenta para aceptar los Terminos de Facturacion; luego regresa a Finanzas.»); después regresas a Finanzas.
3. Provisionar organización fiscal: al terminar confirma «Organización fiscal provisionada». Si falta algo: «Faltan datos fiscales» o «Falta aceptar el Addendum Fiscal».
4. Firmar Carta Manifiesto: sales a facturapi.io y la firmas con tu e.firma. «Vas a salir a FacturAPI (facturapi.io) para firmar tu Carta Manifiesto con tu e.firma. ZitIA no participa en la firma ni recibe tu e.firma.» Al volver, pulsa Ya la firmé — Verificar estado.
5. La carga de tu CSD, que se explica abajo.

En cualquier momento, Verificar ahora vuelve a consultar tu estado. Si la tarjeta no es tuya, dice: «No tienes acceso al estado fiscal de este consultorio.» Y si el paso de provisionar le toca a otro: «Acción disponible para el médico titular.»

3 · Tu CSD

El CSD lo generas tú en el SAT con tu e.firma, fuera de ZitIA. La tarjeta te deja a mano la Guía: generar tu CSD con tu e.firma y el enlace Abrir CertiSAT (SAT).

En ZitIA subes Certificado (.cer), Llave privada (.key) y Contraseña de la llave, y pulsas Subir mi CSD. El formulario lo dice así: «Sube tu CSD. Los archivos y la contraseña viajan cifrados, se envían de inmediato a tu proveedor de facturación y ZitIA no los guarda (ni en disco, ni en base de datos, ni en bitácoras). El CSD no es tu e.firma: nunca te pedimos tu e.firma.» Cuando sale bien: «CSD cargado correctamente».

Avisos que puedes ver al subirlo:

• Antes de enviar nada: «Selecciona tu archivo .cer», «Selecciona tu archivo .key» o «Escribe la contraseña de tu llave».
• «El archivo es demasiado grande. Un CSD real pesa unos pocos KB: revisa que sean los archivos correctos.»
• «Tu certificado ya venció. Genera un CSD nuevo en CertiSAT (con tu e.firma) y súbelo aquí. Los CSD caducan cada 4 años.»
• «El certificado o la llave no son válidos, están incompletos o dañados. Verifica que sean tu .cer y .key del CSD (no tu e.firma) y que la contraseña sea la de la llave.»
• «El proveedor rechazó el certificado (código). Revisa los archivos y la contraseña.»
• «Tus datos fiscales en el proveedor no coinciden con los de ZitIA. Guarda tus datos fiscales y vuelve a intentar.»
• «No pudimos contactar a tu proveedor de facturación. Intenta de nuevo en un momento.»
• «Tu sesión no tiene permiso para esta acción.»
• Sin conexión: «Error de conexión al subir el CSD». Y si el error no es ninguno de los anteriores: «No se pudo cargar el CSD (error N).»

4 · Vigencia de tu CSD

Los CSD caducan cada 4 años. La tarjeta Datos Fiscales te avisa en qué estás: «CSD vigente · vence [fecha]», «CSD por vencer · vence [fecha]» (cuando faltan menos de 30 días), «CSD vencido ([fecha]) · sube tu CSD renovado desde Facturación.», «El RFC del certificado no coincide con tu RFC fiscal.», «Completa los pasos de Facturación para habilitar el CFDI.», «Aún no hay CSD cargado. Puedes subirlo tú mismo en la sección Facturación.» o, si no pudo consultarlo, «No pudimos consultar a tu proveedor ahora.»

Aquí no hay nada nuevo: son cosas que ya están explicadas en el manual, reunidas en una línea cada una.

• Ten la app en el celular para el día a día, y deja el panel web para lo que configuras con calma en la computadora. Ver Instala la app y La app ZitIA en el celular.
• Si instalas desde un iPhone, ábrelo en Safari: ahí tiene que ser Safari, no Chrome. Ver Instala la app.
• Si te falta una pantalla, revisa tu plan antes de darla por rota. Hay pantallas que tu cuenta no abre porque tu plan no las contrata, y cuando pasa eso ZitIA las oculta sin avisar. Ver Licencias y Qué hacer si….
• Si el agente deja de responder, mira primero el estado del canal de WhatsApp. Lo más común es que el teléfono haya perdido la sesión, y entonces solo hay que reconectarlo. Ver Qué hacer si….
• Comparte el código QR de tu formulario de citas con tus pacientes: es el código y la liga con los que agendan contigo. Ver Médico.
• Bloquea los números que el agente no debe atender. Un número bloqueado deja de recibir respuestas automáticas. Ver Médico.
• Pausa el agente cuando lo necesites: silencia las respuestas automáticas de toda la clínica un rato y se reanuda solo al terminar, sin que tengas que acordarte. Ver Asistente o recepción y Médico.

Mi cuenta vive en el panel web. Se abre desde el menú de usuario → Mi cuenta (ventana con tu tarjeta de licencia) y, dentro de esa ventana, el botón Ir a Mi cuenta en la web abre la página Mi cuenta completa, con cinco secciones: Tu plan · Uso del sistema · Historial de Pagos · Promociones · Soporte.

Tu plan, sus avisos de vencimiento y los pagos y facturas de tu licencia se explican en Licencias.

En el panel web, la tarjeta de licencia muestra:

• Semáforo: 🟢 vigente · 🟡 vence en 30 días o menos · 🔴 vencida.
• Tipo de plan y fecha de vencimiento (“Sin fecha de vencimiento” si tu plan no vence).
• Ver planes / Mejorar plan: abre el asistente de cambio de plan dentro del panel, con los precios vigentes. Este manual no repite cifras: la correcta es la que ves ahí.
• Módulos: activar Cobros o Facturación si tu plan lo permite (ver Cobros a pacientes y Facturación (CFDI)).

Si tu plan está por vencer o ya venció, el panel te lo avisa con un mensaje fijo: “Tu plan vence en N días. Renueva para continuar sin interrupciones” (7 días o menos), “Tu plan vence en N día(s). Renueva hoy para no perder acceso” (2 días o menos) o “Tu suscripción ha vencido. Reactiva para seguir usando ZitIA” (vencida); el enlace Renovar ahora abre Planes. Si tu licencia ya no está vigente ves además “Tu licencia ha expirado. Algunas funciones están limitadas”, con enlace Renovar que abre Mi cuenta. En Mi cuenta (web) tu plan aparece como “VENCIDA”.

Pagos y facturas de tu licencia

En Historial de Pagos, el botón Facturación → abre en otra pestaña la página “Facturación y cuenta”: te pide confirmar tu contraseña (“No cerraremos tu sesión”) y muestra los complementos de tu plan y el historial de pagos de tu licencia, con la factura de cada pago cuando ZitIA la emitió. Son los recibos y facturas que ZitIA te emite a ti por tu licencia; no son las facturas (CFDI) que tú emites a tus pacientes, que se manejan con el módulo de Facturación (ver Facturación (CFDI)).

Nueve casos que ZitIA sí te dice, con el texto que verás en pantalla.

No puedo entrar

Qué ves: en el panel web, Usuario o contraseña incorrectos; en la app, Email o contraseña incorrectos.

Por qué pasa: el correo o la contraseña no coinciden con los de tu cuenta.

Qué hacer: vuelve a escribirlos con calma. Si no recuerdas la contraseña, usa ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión del panel web y sigue las instrucciones que te lleguen por correo (ver Inicio de sesión).

Me dice que mi sesión expiró

Qué ves: en Mi cuenta, la tarjeta Sesión expirada con “Tu sesión ya no es válida. Vuelve a iniciar sesión.” y el botón Ir a login. En la configuración de tu clínica, Sesión expirada. Recarga la página. Y a veces, en cambio, el panel muestra No pudimos verificar tu sesion con “Problema temporal de conexion. Intenta de nuevo o vuelve a iniciar sesion.” y dos botones, Reintentar y Volver a iniciar sesión.

Por qué pasa: los dos primeros son tu sesión caducada. El tercero no lo es: es un fallo momentáneo al comprobar quién eres, y tu sesión puede seguir viva.

Qué hacer: en los dos primeros, entra de nuevo. En el tercero, prueba antes Reintentar. Si alguna vez el panel o la app te devuelven al inicio de sesión sin decir nada, es el mismo caso: vuelve a entrar.

Me dice que no tengo permiso

Qué ves: Tu sesión no tiene permiso para esta acción. o Sin acceso. En cobros y agenda, No tienes permiso sobre este cobro, No tienes permiso para confirmar este cobro, Sin permiso para editar, Sin permiso o cobros no habilitados o No tiene permiso para ver esta agenda. En la parte fiscal, No tienes acceso al estado fiscal de este consultorio.

Por qué pasa: esa acción pertenece a otro rol. Cerrar una consulta como Completada, por ejemplo, solo la hace el médico. No tienes permiso para confirmar este cobro es más estrecho de lo que parece: aparece si el cobro es de otra clínica o si tu sesión no es de médico ni de asistente. A un asistente de la misma clínica no le sale en uso normal.

Qué hacer: pídesela a quien tiene ese rol. A veces ni siquiera llegas al mensaje, porque la opción no se te ofrece: al asistente, por ejemplo, no se le muestra el estado Completada al cambiar una cita. Si el que ves es el del cobro, comprueba que sea un cobro de tu clínica y que entraste con tu propia cuenta. Revisa la sección de tu rol para saber qué sí te toca.

Me dice que el cobro ya fue cerrado

Qué ves: al confirmar el pago, El cobro ya fue cerrado por otro usuario.

Por qué pasa: otra persona de tu clínica confirmó ese cobro antes que tú; ya no hay nada que confirmar.

Qué hacer: nada: el cobro ya quedó cerrado. Ábrelo de nuevo y verás su estado (ver Cobros a pacientes).

No veo una pantalla que este manual menciona

Qué ves: casi siempre, nada. Cuando tu plan no incluye algo, ZitIA oculta la pestaña o el botón sin avisarte: no hay mensaje, simplemente no está. Le pasa a Conversaciones, a Informes, a Finanzas, a Cobros & CFDI, a Mensajes y a Automatizaciones. El botón Ir al panel administrativo también puede faltarte, pero por tu rol y tu licencia, no por tu plan.

El único aviso que sí aparece es, en Configuración, Tu plan [el tipo de plan que tienes] no incluye agente IA. con el enlace Mejora tu plan. En Mi cuenta, la tarjeta de facturación puede decir No disponible en tu plan o No incluido en este plan, y la etiqueta del panel, CFDI: No incluido.

Por qué pasa: por dos motivos distintos, tu plan y tu rol.

Qué hacer: como el sistema calla, compruébalo tú. Primero tu plan, en Licencias. Después tu rol, en la sección que te corresponde: Asistente o recepción, Médico, Médico administrador de grupo o Médico invitado de grupo.

No me carga: error de conexión

Qué ves: en el panel, Error de conexión. Verifique que el servidor esté activo., Error de conexión o No se pudieron cargar los cobros. En la app, Error de conexión, Error de conexión al avisar al paciente, No se pudo cargar tu link. Intenta de nuevo. y un botón Reintentar.

Por qué pasa: ZitIA no pudo hablar con el servidor.

Qué hacer: revisa tu conexión y vuelve a intentarlo.

Mi WhatsApp se desconectó o el QR expiró

Qué ves: el panel te dice en qué estado está tu canal, con una de estas frases: Tu WhatsApp está conectado y funcionando. · Tu WhatsApp se desconectó. Los mensajes no están llegando. · Tu WhatsApp tiene problemas de conexión. Verifica tu teléfono. · Error temporal de red. Reintentando automáticamente... · Verificando estado de tu WhatsApp... Si tu consultorio todavía no tiene número asignado, dice en cambio Tu asistente de WhatsApp todavía no está activo. Estamos asignándole un número a tu consultorio; quedará listo en un máximo de 24 horas.

Qué botones ofrece: según el estado, uno de dos. Reconectar ahora cuando la solución es volver a escanear el código, y Contactar soporte cuando no. Si el caso es de espera, no ofrece ninguno.

Por qué pasa: el teléfono perdió la sesión de WhatsApp, o la red falló. El código de vinculación, además, dura poco: la pantalla te muestra la cuenta atrás y, si se agota, responde QR expirado y te regresa al paso anterior, desde donde puedes pedir otro.

Qué hacer: reconecta escaneando de nuevo (ver Conectar tu WhatsApp y activar el agente). Entre los pendientes de tu agente verás también Tu WhatsApp esta desvinculado. Reconectalo escaneando el QR. hasta que quede resuelto.

Mi licencia venció o mi cuenta está limitada

Qué ves: un aviso fijo en el panel: Tu plan vence en N días. Renueva para continuar sin interrupciones., Tu plan vence en N día(s). Renueva hoy para no perder acceso. o Tu suscripción ha vencido. Reactiva para seguir usando ZitIA. Si ya no está vigente, además Tu licencia ha expirado. Algunas funciones están limitadas. con el enlace Renovar. En Mi cuenta, tu plan aparece como VENCIDA, y entre los pendientes de tu agente, Tu licencia está vencida. Si el agente quedó apagado por esto, el panel muestra Tu Agente IA no está activo con Completar configuración →.

Por qué pasa: tu plan llegó a su fecha de vencimiento. Hay un caso aparte, que no es vencimiento: Este médico ha sido suspendido del Agente IA por el administrador.

Qué hacer: renueva desde Licencias. Si lo que ves es la suspensión, háblalo con el administrador de tu grupo.

Soy médico invitado y el canal del grupo está inactivo

Qué ves: Canal WhatsApp del grupo: inactivo · contacta al administrador del grupo. Cuando todo va bien, ese mismo aviso dice Canal WhatsApp del grupo: activo · tu Agente IA puede atender pacientes.

Por qué pasa: el canal no es tuyo, es del grupo. Por eso el aviso no trae ningún botón: no hay nada que puedas pulsar desde tu cuenta.

Qué hacer: avisa al médico administrador de grupo, que es quien lo conecta y lo reconecta. Mientras tanto, tu agenda y tus pacientes siguen igual (ver Médico invitado de grupo).

En el panel, el menú de usuario tiene una entrada Ayuda. La página Mi cuenta en la web tiene además una sección Soporte. Usa solo los canales de soporte que aparecen en tu panel, o los correos de abajo.

Correos: soporte@zitia.mx (soporte general) · privacidad@zitia.mx (datos personales) · legal@zitia.mx (asuntos legales).

Agente (IA)

El asistente automático que responde a tus pacientes por WhatsApp.

Panel web

zitia.mx, la versión de escritorio.

App

m.zitia.mx instalada en tu celular o computadora.

Licencia o plan

Lo que contratas con ZitIA. Determina qué pantallas abre tu cuenta.

Módulos

Cobros en línea y Facturación, opcionales.

Grupo

Varios médicos que comparten un mismo WhatsApp. Uno lo administra; los demás son invitados (ver Médico administrador de grupo y Médico invitado de grupo).

Addendum Fiscal

Los términos de facturación que aceptas en Mi cuenta antes de activar el CFDI.

Carta Manifiesto

El documento con el que autorizas a FacturAPI a timbrar a tu nombre; se firma en facturapi.io con tu e.firma, fuera de ZitIA.

CSD (Certificado de Sello Digital)

El certificado que el SAT te da para sellar tus facturas: dos archivos (.cer y .key) más una contraseña. Lo generas con tu e.firma en CertiSAT y caduca cada 4 años. Es lo único que subes a ZitIA para facturar; ZitIA lo envía cifrado a tu proveedor y no lo guarda.

e.firma

La firma electrónica del SAT que te identifica; con ella generas tu CSD y firmas la Carta Manifiesto. ZitIA nunca la pide ni la recibe.

PAC / FacturAPI

PAC es el Proveedor Autorizado de Certificación, la empresa autorizada por el SAT para timbrar facturas. FacturAPI es el PAC con el que trabaja ZitIA; tus facturas salen a tu nombre.

Stripe

El procesador con el que cobras con tarjeta y OXXO; la cuenta es tuya, Stripe deposita en tu banco y fija su comisión.

Titular y dependiente

El titular es quien tiene el WhatsApp. Un dependiente (un hijo, un familiar) es un paciente sin teléfono propio cuya ficha queda ligada a la de su titular. Por ahora el agente de WhatsApp no agenda ni consulta citas de un dependiente: esas citas se registran desde el panel.